Вы сидите на созвоне. Камера, слава богу, выключена, и вы устало зеваете, листая ленту с рилсами. На фоне чей-то бубнеж по теме, которая относится к вашему проекту как козьи копыта к Audi, а таймер созвона давно перевалил за 40 минут...
Знакомая картина?
Если да, то эта статья – для вас. Сейчас мы разберемся, почему от созвонов в 99% случаев мало пользы, как от них избавиться и на что заменить.
Почему регулярные созвоны вредны
Главная причина – вы тратите время: свое и чужое. Это время стоит вам денег. И чем меньше вы тратите его впустую, тем больше, в конечно итоге, можете заработать.
Почти любую проблему можно решить за пару минут в сообщениях. Если рассказывать что-то в тексте долго – всегда есть голосовые и волшебная функция перевода в текст. Но текстовое сообщение – лучше всего, по двум причинам:
- Инфа будет зафиксирована, и на нее можно будет сослаться
- В тексте люди формулируют мысли более четко, в отличие от живой речи
Кроме того, если на созвоне один говорит, а остальные – слушают и ждут своей очереди, то на написанное текстом сообщение сразу несколько человек могут отреагировать одновременно, что сильно ускоряет процесс.
Также после созвонов не всегда остается выжимка с ключевыми пунктами. А если и остается, то в неё редко бывает включено все нужное. Да, есть записи. Но какой дебил будет пересматривать часовую запись в поисках нужного факта вместо того, чтобы пробежаться по тексту?
Многие мотивируют регулярные созвоны тем, что это дисциплинирует. Но, камон, если у вас вместо рабочего коллектива – детский сад и сотрудники не заинтересованы в работе, то созвоны эту проблему не решат.
И, наконец, последний аргумент: на созвоне можно донести инфу сразу до всех. Звучит логично, но на практике 80% пропусят все сказанное мимо ушей, а остальные 20% обязательно переспросят, потратив ваше время еще раз.
Как сократить количество созвонов
Итак, вы согласились, что регулярные созвоны вам не очень-то и нужны. Как нам теперь уменьшить их количество, чтобы рабочий процесс не пострадал? Для начала посмотрите, какие встречи у вас проходят постоянно и оцените их:
- Какую задачу решает встреча?
- Сколько человек в ней участвует?
- Что вы делаете на встрече? Это полезно?
- Удается ли решить проблему или вы все равно тратите время после созвона, дублируя усилия?
Например, у вас каждое утро проходят очень долгие дейлики. Вы тратите 30-40 минут на то, чтобы поговорить о задачах и согласовать план на день. После чего вы все равно проставляете статусы / отчитываетесь о задачах в трекере. Это – абсолютно бесполезная встреча, которая отжирает время. Прогресс по задачам руководитель может чекнуть в планере, поставить новые – там же.
А вот брейншторм с командой до 10 человек (лучше до 5), на котором вы накидали идеи для нового проекта или разобрали задачи в бэклоге – полезная штука.
Ускоряйте процессы
Нарисуйте схему: от появления задачи до ее решения. Посмотрите, сколько времени в цепочке занимают лишние созвоны – и подумайте, чем можно их заменить. Например, распределить ответственность за каждый этап среди команды, подключить нейросети, создать документ или папку для сбора инфы.
Автоматизируйте и оцифруйте все, что этому поддаётся – так вы сделаете процессы более прозрачными и понятными. Дейлики заменяем на трекинг задач в любой подходящей программе (trello, gitlab, asana). Регулярные обсуждения ошибок можно вести в таблице или документе, где у участников есть возможность комментировать. Такой формат поможет вам не терять инфу и в случае чего быстро к ней вернуться. Более того это потом можно упаковать в базу знаний для быстрого поиска.
Установите лимиты
Чем короче – тем лучше. Любой созвон, который занимает больше получаса – дробим на отдельные встречи. Концентрация теряется, так что на долгих встречах вы вряд ли придумаете что-то дельное: нужен как минимум кофе-брейк. Да и в целом: если что-то нужно долго обсуждать, значит, вы не подготовлены.
Любая задача – это 80% размышлений и 20% непосредственно действий. И размышления не должны случаться на созвоне.
Больше народа – меньше кислорода. При рутинном режиме работы нет ни одной причины собираться всей толпой. Важную инфу можно донести до руководителей команд и спустить по цепочке с учетом роли каждой команды в процессе. Если у вас так не работает, стоит подумать, зачем вам такие руководители команд и нужны ли они вообще. Оптимальный размер созвона: до 10 человек.
Что, если вы не руководитель но вы хотите повлиять на количество созвонов?
Возьмите дело в свои руки: посчитайте стоимость часа работы вашей команды, умножьте на время которое уходит на созвон предложите свои идеи по оптимизации. Например составьте удобную табличку или приведите примеры того, как это делают другие. То есть покажите наглядно, как можно заменить нудный и неинтересный созвон
Какие методы не работают
План встречи. Казалось бы, план – это круто, но чаще всего все идёт не по нему. Люди срываются на дополнительные обсуждения и, чтобы прийти к какому-то чёткому следованию плану, обычно уходит немало времени
Ограничение спикеров по времени. Это может работать, если в компании уже давно так делают. Но чаще всего люди начинают стрессовать и не всегда могут рассчитать темп выступления, в итоге забыв о каких-то важных штуках. Лучше ограничивать не время, а количество спикеров.
Когда созвоны всё-таки нужны
Я выделяю три типа созвона которые действительно необходимы в компании.
Брейнштормы
Созвоны, когда вы собираетесь и накидываете идеи или ищете какое-то нестандартное решение. Именно созвон с командой помогает получить наибольшее количество идей, которые вы потом доработаете. Устраивать брейншторм в чатике – тупая идея, в 90% случаев никто ничего не будет писать. А если вы на созвоне, тем более с камерами, то шансов, что все вовлекутся и за короткое время накидают классных идей – намного больше.
Эффективность сотрудника / команды
Если возникают проблемы, человек не выполняет свои функции или ему что-то мешает – это всегда лучше обсуждать лично. Делать это текстом – как расставаться по смс. Но обязательно ведите резюме встречи или делайте запись, которую потом переведете в текст, чтобы закрепить договоренности.
Квартальные / годовые отчёты
Когда нужно увидеть картину целиком, оценить прогресс и поставить цели, то созвон – оптимальный вариант. Раз в год/квартал вполне можно собрать всех сотрудников, чтобы они не теряли чувство присутсвия, понимали, куда движется компания и видели достижения других.
Чем заменить созвоны
- Дейлики / отчёты – удобные трекеры
- Проблемы / вопросы – базы знаний, боты, методички
- Введение в работу – куратор для сотрудника
- Общение с командой – чаты в ТГ
- Ретро – общая преза в google docs со всеми приложенными ошибками/вариантами/мыслями, по заранее предложенной структуре
В общем, если вы тоже считаете созвоны тратой времени, попробуйте от них избавиться – и посмотрите, как изменится эффективность вашего проекта.
